In Anlehnung an den letzten Eintrag wird jetzt auch kurz die neue Skontobehandlung in der aktuellen Unstable anhand eines Beispiels im Wiki vorgestellt:
http://redmine.kivitendo-premium.de/projects/forum/wiki/Skontobehandlung
Ich war ein paar Tage unterwegs und wollte jetzt die Reisekosten in kivitendo verbuchen.
In unserem Demo-Mandanten, der Steigmann-Werft, gibt es für diesen Fall noch kein Beispiel, deshalb will ich das hier nochmal dokumentieren.
Der Mehrwertsteuersatz für Übernachtung und Frühstück unterscheidet sich ja mittlerweile, und es gilt auch den Verpflegungsmehraufwand zu verbuchen.
Als Beispiel nehme ich den Angestellten Herr Müller, der für die Übernachtung 30€ inkl. Frühstück bezahlt, wobei 27€ auf die Übernachtung und 3€ auf das Frühstück entfallen, es geht um insgesamt 5 Übernachtungen und einem An- und Abreisetag.
In SKR04 gibt es dafür die Konten 6660 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand für das Zimmer und 6650 Reisekosten Arbeitnehmer für das Frühstück. Und da Herr Müller gerne alles vor Ort in bar bezahlt, und hinterher die Belege einreicht, haben wir für ihn auch in kivitendo ein eigenes Verbindlichkeitskonto 3638 Verbindlichkeiten Müller eingerichtet, damit die Firma immer weiß, wieviel sie ihm noch zurückzahlen muß.
In kivitendo würde man das als Dialogbuchung wie folgt erfassen:
Beim Verpflegungsaufwand setzt man 12€ pro Tag für normale Arbeitstage mit mehr als 8 Stunden oder Anreisetage an, und 24€ pro Tag bei Abwesenheit von 24h.
Herr Müller ist am Freitag angereist, hatte vier volle Tage vor Ort, und ist am Mittwoch wieder abgereist. Das macht 12 + 4*24 + 12 = 120€.
Bezahlt die Firma allerdings Herrn Müller vor Ort einige der Mahlzeiten, so gibt es Abzüge von dieser Pauschale, und zwar 20% für das Frühstück und jeweils 40% für Mittagessen und Abendessen, bezogen auf die Pauschale für 24h. Das macht beim Frühstück also einen Abzug von 4,80€ und Mittagessen und Abendessen von jeweils 9,60€.
Da die Firma nur das Frühstück bezahlt hat müssen von den 120€ also noch 5*4,80€ abgezogen werden, das macht dann insgesamt 96€. Das betreffende Konto heißt 6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand und wird wieder gegen das Verbindlichkeitskonto von Herr Müller verbucht.
Den aktuellen Saldo vom Verbindlichkeitskonto von Herrn Müller kann man sich jederzeit im Buchungsjournal, in der Bilanz oder in der SuSa anschauen. Den Ausgleich bucht man wieder per Dialogbuchung. In der Dialogbuchungsmaske wird der aktuelle Saldo des Kontos ebenfalls angezeigt, mit dem praktischen Hinweis, ob der Saldo im Soll oder Haben ist. In diesem Fall beträgt der Saldo von Konto 3638 246€ im Haben, so daß ich das Konto im Soll verbuchen muß, um das Konto zu “leeren”. Das Gegenkonto ist das Bankkonto, von dem aus ich überweise.
Ist Herr Müller mit der Bahn gefahren bucht man die Fahrkarten nach dem gleichen Schema wie oben, das Konto ist 6663 Reisekosten Arbeitnehmer, Fahrtkosten
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Update: Die gesetzliche Regelung für den Verpflegungsmehraufwand findet sich übrigens in §9 Absatz 4a EStG.
Bei der Dialogbuchung war es früher so, daß wenn man ein Buchungskonto auswählte, prinzipiell alle Steuervarianten (Umsatzsteuer 7/19%, Vorsteuer 7/19%) zur Verfügung standen. Hatte das Konto eine Steuerautomatik wurde der richtige Eintrag vorausgewählt, aber man konnte dies nach belieben ändern.
Es kam allerdings immer wieder vor, daß Anwender nicht genau hingeschaut haben und beim manuellen Zuweisen z.B. Vorsteuer statt Umsatzsteuer ausgewählt haben. Daher wurde mit der Version 3.1. ein Filter eingeführt, wo man einstellen kann, bei welchen Kontenarten welche Steuerarten angezeigt werden können.
Dies geschieht unter “System”->”Steuern”, wo man für jeden Steuerschlüssel festlegen kann, für welche der Kontenarten diese Steuer auswählbar sein soll.
Die Standardeinstellung ist z.B., daß Steuerschlüssel 3 (Umsatzsteuer 19%) nur bei Erlöskonten angezeigt wird, nicht bei Aufwandskonsten oder Aktiva/Passivakonten. Sobald man ein Erlöskonto auswählt stehen für die Steuerautomatik also auch nur Umsatzsteuerkonten und keine Vorsteuerkonten zur Verfügung:
Jetzt hatten wir allerdings mit unserem Steuerberater einen Spezialfall, wo dieser ein Passiva-Konto (3272 Erhaltene Anzahlungen 19% USt) angelegt hat, und sich gewundert hat, warum er dieses Konto nicht mit Steuerautomatik buchen konnte, da nur die Varianten “keine Steuer” und “USt-frei” angezeigt wurden. Der Grund war natürlich genau dieser Filter. Für diesen Fall mußten wir also Steuerschlüssel 3 auch für Passivakonten freischalten:
Es gibt auch Fälle, wo solch ein Filter komplett unerwünscht ist. In dem Fall kann man das alte Verhalten wieder herstellen, indem man bei allen Steuern die Häkchen bei allen Kontenarten setzt. Auch während des Upgradeprozesses auf die 3.1. hat man einmalig die Möglichkeit, dies zu konfigurieren, bzw. die Voreinstellungen anzupassen.
Die meisten (kleinen) Installationen von kivitendo nutzen fast ausschließlich den Warenwirtschaftsteil von kivitendo: das Minimum ist Kunden und Artikel verwalten, Rechnungen schreiben und per Druckvorlagensystem ausdrucken und Zahlungseingänge buchen/offene Posten verwalten. Etwas erweitert nutzt man noch Angebote, Aufträge, Lieferscheine und die Lagerverwaltung. Alles Grundfunktionen, die jede Firma benötigt und die kivitendo kann, ohne daß man sich um den FiBu-Bereich kümmern muß.
Neulich rief ein Interessent an und fragte, ob kivitendo für ihn auch vor Allem als FiBu-System geeignet sei.
Es ist mit kivitendo durchaus möglich, alle Geschäftsvorfälle einer Firma im Rahmen einer doppelten Buchhaltung abzubilden. Wenn man hausintern die FiBu-Kompetenz hat, und alles zeitnah verbucht, hat man also auch immer die aktuellen Zahlen vorliegen, und muß nicht erst auf die Monatsauswertung des Steuerberaters warten (was sich bei Dauerfristverlängerung immer nochmal um einen Monat verschiebt).
Gerade in der FiBu weist kivitendo aber noch einige Schwächen auf, und es fehlen einige wichtige Features, die in vielen FiBu-Programmen zum Standard gehören:
Möchte man im Wesentlichen nur ein kostengünstiges und reines FiBu-System mit all diesen Features haben, ist kivitendo also nicht die richtige Wahl.
Einige dieser Punkte wird es in kivitendo höchstwahrscheinlich auch nie geben, z.B. die Lohnbuchhaltung. Andere Punkte wurden zum Teil schon mal in Kundenprojekten umgesetzt aber noch nicht in den Standard integriert, z.B. die Überarbeitung des Berichtswesens.
All diese fehlenden Punkte lassen sich jedoch durch die Kombination aus DATEV-Export und einem Steuerberater (oder gar Wirtschaftsprüfer) jetzt schon elegant lösen. Dies entspricht auch dem Ansatz von Open Source Software, nicht unbedingt alles selbst umzusetzen, sondern bei Bedarf auf andere, spezialisierte Software in Kombination zu setzen. Und man hat dabei trotzdem die Möglichkeit, so viel oder so wenig wie man möchte in kivitendo selbst zu buchen. Der Steuerberater kann sogar von sich im Büro aus auf kivitendo zugreifen und selber Buchungen vornehmen, und sich selber den DATEV-Export für sein eigenes Buchhaltungsprogramm ziehen. Alle Meldungen an die Ämter laufen über den Steuerberater, und Aufbewahrungsfristen sowie Steuerprüfungen werden ebenfalls beim Steuerberater abgefackelt. Und trotzdem hat man jederzeit Zugriff auf seine eigenen Zahlen, weil alles ebenfalls in kivitendo gebucht ist.
Aber wo liegt denn der eigentliche Vorteil von kivitendo und für wen eignet sich der Einsatz von kivitendo als Voll-FiBu? Die meisten Standardprogramme sind im Kern entweder eine WaWi mit dazuprogrammierter FiBu oder eine FiBu mit erweiterten Wawi-Funktionen. Die Programme des Massenmarkts, die mittlerweile immer mehr in die Cloud drängen, sind dagegen so spezialisiert oder standardisiert, daß sie sich nicht gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.
Bei kivitendo sind WaWi und die FiBu aber im Kern direkt miteinander verknüpft. Wenn man viele Verkaufs- und Einkaufsrechnungen hat sind die erfassten Belege aus der WaWi und deren Zahlungen automatisch schon in der FiBu in einer echten doppelten Buchhaltung verbucht und stehen für die Berichte, bzw. den DATEV-Export, zur Verfügung.
Mit kivitendo hat man also eine Software, welche WaWi und FiBu in einem System vereint, und sich zusätzlich noch an die Bedürfnisse der Firma anpassen lässt. Wenn kivitendo die Anforderungen an die Prozesse der Firma also schon zu 80-90% erfüllt, man viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen hat und man schon mit einem Steuerberater zusammenarbeitet aber Vieles noch selber buchen möchte, ist das eine gute Voraussetzung, um zusammen mit einem kivitendo Dienstleister die fehlenden letzten Prozent umzusetzen. Beim Einsatz von kivitendo aus Voll-FiBu ist auch generell unbedingt die Unterstützung durch einen kivitendo-Dienstleister anzuraten.
Das kostet zwar auch Geld, und ist auch nicht unbedingt billiger als Software von der Stange, dafür hat man aber ein an seine Bedürfnisse angepasstes System, welches sich über die Jahre an die Größe der Firma anpassen kann. Statt allgemeiner Lizenzen zahlt man also für individuelle Anpassungen und inviduellen Support. Zudem hat man damit ein mächtiges Werkzeug, welches quelloffen ist, wo man die komplette Kontrolle hat, und es keinerlei Lizenzeinschränkungen bezüglich Mandanten- und Mitarbeiteranzahl gibt.