Ich war ein paar Tage unterwegs und wollte jetzt die Reisekosten in kivitendo verbuchen.
In unserem Demo-Mandanten, der Steigmann-Werft, gibt es für diesen Fall noch kein Beispiel, deshalb will ich das hier nochmal dokumentieren.
Der Mehrwertsteuersatz für Übernachtung und Frühstück unterscheidet sich ja mittlerweile, und es gilt auch den Verpflegungsmehraufwand zu verbuchen.

Als Beispiel nehme ich den Angestellten Herr Müller, der für die Übernachtung 30€ inkl. Frühstück bezahlt, wobei 27€ auf die Übernachtung und 3€ auf das Frühstück entfallen, es geht um insgesamt 5 Übernachtungen und einem An- und Abreisetag.

In SKR04 gibt es dafür die Konten 6660 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand für das Zimmer und 6650 Reisekosten Arbeitnehmer für das Frühstück. Und da Herr Müller gerne alles vor Ort in bar bezahlt, und hinterher die Belege einreicht, haben wir für ihn auch in kivitendo ein eigenes Verbindlichkeitskonto 3638 Verbindlichkeiten Müller eingerichtet, damit die Firma immer weiß, wieviel sie ihm noch zurückzahlen muß.
In kivitendo würde man das als Dialogbuchung wie folgt erfassen:

Beim Verpflegungsaufwand setzt man 12€ pro Tag für normale Arbeitstage mit mehr als 8 Stunden oder Anreisetage an, und 24€ pro Tag bei Abwesenheit von 24h.
Herr Müller ist am Freitag angereist, hatte vier volle Tage vor Ort, und ist am Mittwoch wieder abgereist. Das macht 12 + 4*24 + 12 = 120€.
Bezahlt die Firma allerdings Herrn Müller vor Ort einige der Mahlzeiten, so gibt es Abzüge von dieser Pauschale, und zwar 20% für das Frühstück und jeweils 40% für Mittagessen und Abendessen, bezogen auf die Pauschale für 24h. Das macht beim Frühstück also einen Abzug von 4,80€ und Mittagessen und Abendessen von jeweils 9,60€.
Da die Firma nur das Frühstück bezahlt hat müssen von den 120€ also noch 5*4,80€ abgezogen werden, das macht dann insgesamt 96€. Das betreffende Konto heißt 6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand und wird wieder gegen das Verbindlichkeitskonto von Herr Müller verbucht.

Den aktuellen Saldo vom Verbindlichkeitskonto von Herrn Müller kann man sich jederzeit im Buchungsjournal, in der Bilanz oder in der SuSa anschauen. Den Ausgleich bucht man wieder per Dialogbuchung. In der Dialogbuchungsmaske wird der aktuelle Saldo des Kontos ebenfalls angezeigt, mit dem praktischen Hinweis, ob der Saldo im Soll oder Haben ist. In diesem Fall beträgt der Saldo von Konto 3638 246€ im Haben, so daß ich das Konto im Soll verbuchen muß, um das Konto zu “leeren”. Das Gegenkonto ist das Bankkonto, von dem aus ich überweise.

Ist Herr Müller mit der Bahn gefahren bucht man die Fahrkarten nach dem gleichen Schema wie oben, das Konto ist 6663 Reisekosten Arbeitnehmer, Fahrtkosten
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Update: Die gesetzliche Regelung für den Verpflegungsmehraufwand findet sich übrigens in §9 Absatz 4a EStG.