Die meisten (kleinen) Installationen von kivitendo nutzen fast ausschließlich den Warenwirtschaftsteil von kivitendo: das Minimum ist Kunden und Artikel verwalten, Rechnungen schreiben und per Druckvorlagensystem ausdrucken und Zahlungseingänge buchen/offene Posten verwalten. Etwas erweitert nutzt man noch Angebote, Aufträge, Lieferscheine und die Lagerverwaltung. Alles Grundfunktionen, die jede Firma benötigt und die kivitendo kann, ohne daß man sich um den FiBu-Bereich kümmern muß.
Neulich rief ein Interessent an und fragte, ob kivitendo für ihn auch vor Allem als FiBu-System geeignet sei.
Es ist mit kivitendo durchaus möglich, alle Geschäftsvorfälle einer Firma im Rahmen einer doppelten Buchhaltung abzubilden. Wenn man hausintern die FiBu-Kompetenz hat, und alles zeitnah verbucht, hat man also auch immer die aktuellen Zahlen vorliegen, und muß nicht erst auf die Monatsauswertung des Steuerberaters warten (was sich bei Dauerfristverlängerung immer nochmal um einen Monat verschiebt).
Gerade in der FiBu weist kivitendo aber noch einige Schwächen auf, und es fehlen einige wichtige Features, die in vielen FiBu-Programmen zum Standard gehören:
- elektronische Übermittlung der UStVA und elektronischen Bilanz
- Lohn- oder Anlagenbuchhaltung
- die Berichte GuV und Bilanz sind nicht nach den Vorgaben des HGB gegliedert
- automatisierter Jahresabschluß
- separate Steuerbilanz
- GoB-Testat/Zertifikat durch einen Wirtschaftsprüfer
- GDPdU-Schnittstelle (man kann aber das Buchungsjournal als CSV exportieren)
- roter Faden / Helfer / sprechende Büroklammer
Möchte man im Wesentlichen nur ein kostengünstiges und reines FiBu-System mit all diesen Features haben, ist kivitendo also nicht die richtige Wahl.
Einige dieser Punkte wird es in kivitendo höchstwahrscheinlich auch nie geben, z.B. die Lohnbuchhaltung. Andere Punkte wurden zum Teil schon mal in Kundenprojekten umgesetzt aber noch nicht in den Standard integriert, z.B. die Überarbeitung des Berichtswesens.
All diese fehlenden Punkte lassen sich jedoch durch die Kombination aus DATEV-Export und einem Steuerberater (oder gar Wirtschaftsprüfer) jetzt schon elegant lösen. Dies entspricht auch dem Ansatz von Open Source Software, nicht unbedingt alles selbst umzusetzen, sondern bei Bedarf auf andere, spezialisierte Software in Kombination zu setzen. Und man hat dabei trotzdem die Möglichkeit, so viel oder so wenig wie man möchte in kivitendo selbst zu buchen. Der Steuerberater kann sogar von sich im Büro aus auf kivitendo zugreifen und selber Buchungen vornehmen, und sich selber den DATEV-Export für sein eigenes Buchhaltungsprogramm ziehen. Alle Meldungen an die Ämter laufen über den Steuerberater, und Aufbewahrungsfristen sowie Steuerprüfungen werden ebenfalls beim Steuerberater abgefackelt. Und trotzdem hat man jederzeit Zugriff auf seine eigenen Zahlen, weil alles ebenfalls in kivitendo gebucht ist.
Aber wo liegt denn der eigentliche Vorteil von kivitendo und für wen eignet sich der Einsatz von kivitendo als Voll-FiBu? Die meisten Standardprogramme sind im Kern entweder eine WaWi mit dazuprogrammierter FiBu oder eine FiBu mit erweiterten Wawi-Funktionen. Die Programme des Massenmarkts, die mittlerweile immer mehr in die Cloud drängen, sind dagegen so spezialisiert oder standardisiert, daß sie sich nicht gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.
Bei kivitendo sind WaWi und die FiBu aber im Kern direkt miteinander verknüpft. Wenn man viele Verkaufs- und Einkaufsrechnungen hat sind die erfassten Belege aus der WaWi und deren Zahlungen automatisch schon in der FiBu in einer echten doppelten Buchhaltung verbucht und stehen für die Berichte, bzw. den DATEV-Export, zur Verfügung.
Mit kivitendo hat man also eine Software, welche WaWi und FiBu in einem System vereint, und sich zusätzlich noch an die Bedürfnisse der Firma anpassen lässt. Wenn kivitendo die Anforderungen an die Prozesse der Firma also schon zu 80-90% erfüllt, man viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen hat und man schon mit einem Steuerberater zusammenarbeitet aber Vieles noch selber buchen möchte, ist das eine gute Voraussetzung, um zusammen mit einem kivitendo Dienstleister die fehlenden letzten Prozent umzusetzen. Beim Einsatz von kivitendo aus Voll-FiBu ist auch generell unbedingt die Unterstützung durch einen kivitendo-Dienstleister anzuraten.
Das kostet zwar auch Geld, und ist auch nicht unbedingt billiger als Software von der Stange, dafür hat man aber ein an seine Bedürfnisse angepasstes System, welches sich über die Jahre an die Größe der Firma anpassen kann. Statt allgemeiner Lizenzen zahlt man also für individuelle Anpassungen und inviduellen Support. Zudem hat man damit ein mächtiges Werkzeug, welches quelloffen ist, wo man die komplette Kontrolle hat, und es keinerlei Lizenzeinschränkungen bezüglich Mandanten- und Mitarbeiteranzahl gibt.